Een (virtuele) ideeënbus is een goed idee. Een idee is snel ingetypt. En al die ideeën zijn natuurlijk een mooie bron van inspiratie. Medewerkers die meedenken zijn betrokken medewerkers. En je duurzame ideeënbus – er zijn vele varianten – maakt deze betrokkenheid zichtbaar. Ik hoor vaak van klanten dat ze een ideeënbus om deze redenen, toepassen.

De ideeënbus kan je ook onaangenaam verrassen. Je wordt bestookt met losse flodders. De ideeën zijn niet goed doordacht. Sommige mensen verstaan onder een idee ook gemopper en geklaag. Of je krijgt juist hemelbestormende ideeën, vol gemijmer met utopieën en roze wolken. Je kunt je handen er vol aan hebben.

Het is goed om je te realiseren dat bij de inzender met het verzenden van een idee tegelijkertijd een verwachting geschapen is. Deze verwachting is divers van aard: een bedankje, een compliment, inhoudelijke terugkoppeling tot en met de verwachting dat het idee opgepakt en uitgevoerd zal worden.

Als je niet beantwoordt aan de verwachtingen van de inzender zal de ideeënbus het draagvlak voor duurzaamheid gaan ondermijnen. De stroom van ideeën zal minder worden en uiteindelijk stoppen. De ideeënbus – en daarmee ook jouw duurzaamheidsprogramma – wordt het onderwerp van geklaag bij de koffieautomaat. De motivatie van je medestanders in duurzaamheid neemt zienderogen af. En juist deze medewerkers heb je nodig bij het uitrollen van je vele projecten.

Denk dus goed na over wat je met de ideeënbus wilt bereiken en maak de wederzijdse verwachtingen duidelijk.  Het gaat er hier minder om wat juist of niet juist is. Het belangrijkste is: maak een keuze en wees transparant hierover.

Wat verwacht jij van de inzender van een idee? Misschien wil je in een bepaalde periode alleen ideeën over specifieke onderwerpen, bijvoorbeeld de onderwerpen die op dat moment actueel zijn in je duurzaamheidsprogramma. Of misschien wil je alleen ideeën waar een haalbaarheidsinschatting bijgevoegd is. Of je hebt misschien ideeën of voorwaarden bij de betrokkenheid van de inzender bij de opvolging en uitvoering van het idee.

En wat kunnen de inzenders van jou als beheerder van de ideeën verwachten? En wat niet?  Ga je de ideeën sowieso uitvoeren?  Of mag de medewerker zelf aan de slag, als hij of zij dat wil? En welke hulp krijgt hij dan? Wat zijn procedures en criteria bij de beoordeling? Ook hier zijn de mogelijkheden divers. Je kunt bijvoorbeeld het idee publiceren waarbij je andere medewerkers vraagt of uitdaagt te reageren. Je ideeënbus is dan meer een open discussie of brainstorm. Een optie is om de mogelijkheid om te stemmen op ideeën toe te voegen. Een veel formelere variant is beoordeling door een commissie. En waar je ook aan kunt denken: komt er een beloning (in de vorm van geld of roem)?

Voorkom dat je ideeënbus een draagvlak killer wordt door:

  1. tijdig en positief te reageren op alle inzendingen
  2. het geven van constructieve feedback; geen grote lijsten van mitsen en maren
  3. het scheppen van een duidelijk kader vooraf: wat verwacht de ideeënbus (jij) en wat kan de inzender verwachten na het indienen van een idee
  4. te zorgen voor tijd, budget en commitment voor het beantwoorden, faciliteren of eventueel uitvoeren van de ideeën die ingediend zijn. En door het kader (de wederzijdse verwachtingen) aan te passen aan de middelen die je ter beschikking hebt.

Als je goed nadenkt over wat jij wilt bereiken met de ideeënbus, als je tijd en geld kunt vrijmaken om de ideeën – op een transparante manier geselecteerd – tot wasdom te laten komen en alle inzenders op een constructief en hartelijk antwoord kunnen rekenen, dan kun je – en met jou de hele organisatie – heel veel plezier en profijt van je duurzame ideeënbus hebben.